Aprenda a definir prioridades e tomar decisões estratégicas com a Matriz GUT. Descubra como resolver problemas e aproveitar oportunidades de forma eficaz em sua empresa.
O que é Matriz GUT?
A Matriz Gut é uma ferramenta de definição de prioridades e de tomada de decisões estratégicas que pode ser aplicada em diversos contextos, sendo utilizada principalmente na resolução de problemas empresariais.
O seu nome, “GUT”, é um acrônimo das palavras Gravidade, Urgência e Tendência.
Esses três elementos representam critérios fundamentais para avaliar e tomar decisões estratégicas em relação a problemas, oportunidades ou desafios enfrentados pela empresa.
Quer saber como usar essa ferramenta e entender melhor seus benefícios? Então continue lendo esse post!
Como funciona a Matriz GUT?
A Matriz GUT é uma ferramenta de priorização que utiliza três critérios fundamentais:
Gravidade (G): Diz respeito ao quão sério um problema pode ser para a empresa se não for resolvido.
Urgência (U): Indica o quão logo o problema precisa ser resolvido para evitar consequências negativas.
Tendência (T): Avalia a direção na qual o problema está indo, se está piorando, mantendo-se estável ou melhorando.
Porque utilizar a Matriz GUT?
Antes de te explicar como colocar em prática a Matriz GUT, vamos destacar todos os benefícios dessa ferramenta.
Por isso, listamos 8 motivos pelos quais você deve adotar a Matriz GUT no seu negócio:
- É uma ferramenta de baixo custo e fácil aplicação que oferece resultados excelentes;
- Auxilia na tomada de decisões importantes;
- Contribui para o Planejamento Estratégico da empresa;
- Ajuda a direcionar o foco, os recursos e os investimentos de forma estratégica;
- Prioriza problemas mais prejudiciais de forma ágil;
- Facilita o planejamento de ações;
- Reduz o tempo necessário para decidir sobre a priorização de tarefas;
- Pode ser aplicada tanto no contexto profissional quanto no pessoal.
Agora que você já sabe o que é e quais são os benefícios, vamos te mostrar como você deve utilizá-la! Está preparado(a)?
Como Utilizar a Matriz GUT na Prática?
O primeiro passo, antes de utilizar a Matriz GUT é listar todos os desafios e problemas que você está enfrentando no seu negócio e que precisam ser resolvidos.
Logo em seguida, a sua missão será avaliar esses problemas levando em consideração os três critérios da Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência).
1 – Avaliar a Gravidade
Nesta etapa, você deve avaliar o impacto de cada problema individualmente.
Para isso, você deve responder às seguintes perguntas:
- Se eu não resolver agora esse problema, qual será a gravidade dos seus efeitos negativos?
- Se eu não realizar essa tarefa agora, qual será a impacto no todo?
Logo em seguida, você deve atribuir notas a cada um dos problemas, seguindo a seguinte escala:
- Sem gravidade = nota 1
- Pouco grave = nota 2
- Grave = nota 3
- Muito grave = nota 4
- Extremamente grave = nota 5
A propósito, uma dica é pensar em curto prazo, assim como em longo prazo.
2 – Avaliar a Urgência
Agora, vamos avaliar o quanto você deve ser ágil para resolver aquele problema ou executar aquela tarefa.
Pergunte a si mesmo:
Este problema precisa de uma solução imediata ou pode esperar um pouco?
Em seguida, atribua notas de 1 a 5 conforme a urgência:
- Pode Esperar = nota 1
- Pouco Urgente, ainda há prazo = nota 2
- O mais rápido possível = nota 3
- É urgente = nota 4
- Precisa de ação imediata = nota 5
Além disso, lembre-se de considerar as consequências negativas e positivas que o tempo de resolução do problema pode trazer.
3 – Avaliar a Tendência
Tendência é, basicamente, a avaliação da possibilidade do problema se agravar ou crescer ao longo do tempo se não for tratado.
Por isso, pergunte-se:
Se eu não resolver esse problema agora, qual é a tendência de piorar?
E, assim como o caso anterior, a escala também é de 1 a 5 da seguinte maneira:
- Não tende a piorar = nota 1
- Irá piorar no longo prazo = nota 2
- Irá piorar = nota 3
- Vai ficar pior em pouco tempo = nota 4
- Vai piorar rapidamente = nota 5
4 – Definir a Prioridade
Agora que você atribuiu as notas para cada critério da Matriz GUT, é hora de definir as prioridades para resolver os problemas listados.
Para isso, você simplesmente multiplica as notas de cada critério, como mostrado no exemplo a seguir:
Problema 1
- Gravidade: nota 3
- Urgência: nota 4
- Tendência: nota 2
Nota Total: 3 * 4 * 2 = 24
Problema 2
- Gravidade: nota 5
- Urgência: nota 2
- Tendência: nota 5
Nota Total: 5 * 2 * 5 = 50
Nesse caso, o Problema 2 tem a nota total mais alta, o que significa que ele deve ser tratado como prioridade em relação ao Problema 1.
Assim, você consegue direcionar seus esforços para resolver os problemas de forma mais eficiente e estratégica.
Exemplo prático de aplicação da Matriz GUT
Trouxemos um exemplo prático para facilitar ainda mais o seu aprendizado:
Panorama
Uma empresa de médio porte que fabrica e vende produtos de beleza. Atualmente, enfrenta 4 problemas que impactam seu desempenho, mas os diretores estão indecisos sobre qual problema abordar primeiro.
Como podemos ver, após a construção da matriz, na visão dos diretores dessa empresa, a priorização ficou assim:
1º – Solucionar atraso nas entregas
2º – Resolver alto índice de recompra
3º – Esclarecer problemas disciplinares da equipe
4º – Reduzir gasto com materiais
Agora que você conhece a Matriz GUT, já está preparado para identificar e priorizar a resolução dos problemas na sua empresa.
Passo a Passo para Construir uma Matriz GUT?
Para facilitar, separamos 4 passos para você construir sua matriz:
- Liste todos os problemas, tarefas ou desafios, garantindo que nenhum seja esquecido.
- Atribua notas para cada um desses itens em todos os critérios que mencionamos anteriormente.
- Multiplique as notas de Gravidade (G), Urgência (U) e Tendência (T) para cada problema ou tarefa.
- Com as pontuações definidas, é hora de estabelecer as prioridades: o problema com a pontuação mais alta é o primeiro a ser resolvido, seguido pelo segundo maior e assim por diante.
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